Automatisierung im Handel: Die stillen Hebel hinter dem Verkaufsraum

Wer über Automatisierung im Handel spricht, landet schnell bei der Kasse ohne Kassierer oder beim Roboter, der nachts die Regale abfährt. Solche Projekte sind sichtbar und eignen sich gut für Pressemitteilungen. Für die meisten Händler liegen die wichtigeren Fragen woanders.

Ein großer Teil der Arbeit in einem Geschäft findet hinter dem Verkaufsraum statt. Ware muss bestellt, angenommen, ausgezeichnet und gezählt werden. Preise ändern sich, Aktionen beginnen und enden, Retouren kommen zurück. Diese Arbeit ist wiederkehrend und regelhaft. Sie bindet Personal, das im Verkauf fehlt.

Dieser Beitrag geht die stillen Abläufe einzeln durch. Er zeigt, wo Automatisierung im Handel spürbar entlastet, wo sie neue Aufgaben schafft und womit kleinere Händler sinnvoll beginnen.

Nachbestellen, ohne zu raten

In vielen Filialen gehen Mitarbeitende durch die Gänge und bestellen nach Gefühl und Erfahrung. Eine automatische Nachdisposition übernimmt diese Entscheidung. Das Warenwirtschaftssystem kennt den Bestand, die Verkäufe der letzten Wochen und die Lieferzeit. Daraus berechnet es, wann und wie viel nachbestellt wird.

Bessere Systeme berücksichtigen zusätzlich Saison, Wetter, Feiertage und geplante Aktionen. Hier kommen statistische Verfahren und maschinelles Lernen zum Einsatz. Für frische Ware wie Obst oder Backwaren ist das besonders wertvoll. Überbestände landen dort direkt im Abfall, Fehlbestände verärgern Stammkunden.

Die Schwachstelle ist der Bestand. Stimmt die Zahl im System nicht mit dem Regal überein, bestellt die Automatik falsch. Ursachen sind Diebstahl, Bruch, falsch gebuchte Wareneingänge oder an der Kasse falsch gescannte Artikel. Wer etwa zwei Sorten Joghurt mit einem Scan abrechnet, verfälscht beide Bestände. Wer automatisch disponieren will, muss deshalb zuerst die Bestandsgenauigkeit verbessern.

Sinnvoll ist ein Übergang in Stufen. Zunächst macht das System nur Vorschläge, die Mitarbeitende prüfen und anpassen. Erst wenn die Vorschläge über Wochen stimmen, gibt der Händler einzelne Warengruppen für die vollautomatische Bestellung frei.

Wareneingang und Inventur

Beim Wareneingang zählen Mitarbeitende Kartons und vergleichen sie mit dem Lieferschein. Kommt die Lieferung mit einem elektronischen Avis, also einer digitalen Vorankündigung, kann das System die erwartete Menge vorab anzeigen. Ein Scan der Versandeinheit genügt dann oft. Nur Abweichungen werden einzeln geprüft.

Bei der Inventur helfen Funketiketten, auch RFID genannt. Sie lassen sich ohne Sichtkontakt auslesen, ein ganzes Regal in kurzer Zeit. Im Modehandel ist das verbreitet, weil Artikel dort einzeln wertvoll sind und viele Größen und Farben haben. Für günstige Massenware im Lebensmittelhandel lohnen sich die Etiketten meist nicht.

Ein eigenes Thema sind Retouren, vor allem bei Händlern mit Onlineshop. Jede Rücksendung muss geprüft, bewertet und wieder eingebucht werden. Regeln im System können hier viel vorsortieren: Originalverpackte Ware geht sofort zurück in den Bestand, beschädigte Ware in eine Prüfliste. Die Entscheidung über Grenzfälle bleibt bei Menschen, die Routine übernimmt die Software.

Preise ändern per Knopfdruck

Elektronische Regaletiketten zeigen den Preis auf einem kleinen Display. Die Zentrale ändert ihn im System, das Etikett übernimmt den Wert per Funk. Das spart viel Arbeit bei Aktionen und Sortimentswechseln. Außerdem sinkt das Risiko, dass Regal und Kasse unterschiedliche Preise zeigen.

Die Anschaffung ist allerdings teuer, weil jede Regalposition ein eigenes Etikett braucht. Hinzu kommen Batterien, Funktechnik und Ersatz für beschädigte Geräte. An der Pflicht, korrekte Preise anzugeben, ändert die Technik nichts. Fällt ein Etikett aus oder zeigt einen alten Wert, muss das jemand bemerken. Kunden reagieren zudem empfindlich, wenn sich Preise im Laden auffällig oft ändern.

Wer elektronische Etiketten einführt, sollte deshalb klare Regeln festlegen. Wer darf Preise ändern, wie oft und mit welcher Freigabe? Und wie wird geprüft, ob Regal und Kasse übereinstimmen? Ohne solche Regeln verlagert die Technik den Fehler nur vom Etikettendrucker in die Zentrale.

Die Kasse: Mehr als Selbstbedienung

Selbstbedienungskassen sind in vielen Supermärkten und Baumärkten angekommen. Sie verkürzen Wartezeiten bei kleinen Einkäufen und entlasten das Personal zu Stoßzeiten. Ganz ohne Menschen funktionieren sie aber nicht. Jemand muss Alterskontrollen übernehmen, bei Fehlern helfen und auf Diebstahl achten. Ältere Kunden und große Einkäufe landen weiter an der bedienten Kasse.

Wichtiger als die Kasse selbst ist oft, was dahinter passiert. Jeder Verkauf aktualisiert den Bestand, löst gegebenenfalls Nachbestellungen aus und fließt in die Buchhaltung. Diese Kette ist das eigentliche Rückgrat der Automatisierung. Eine moderne Kasse ohne Anbindung an die Warenwirtschaft verschenkt den größten Teil ihres Nutzens.

Kassendaten helfen auch bei der Personalplanung. Sie zeigen, zu welchen Stunden und an welchen Tagen besonders viele Kunden kommen. Daraus lassen sich Dienstpläne ableiten, die besser zur tatsächlichen Nachfrage passen. Das Ergebnis sind kürzere Schlangen am Samstag und weniger Leerlauf am Dienstagvormittag. Die Pläne sollten aber Spielraum für Wünsche der Beschäftigten lassen, sonst leidet die Stimmung im Team.

Worauf kleinere Händler achten sollten

Automatisierung im Handel beginnt nicht an der Kasse, sondern bei der Frage, ob der Bestand im System stimmt.

Große Ketten entwickeln eigene Systeme und beschäftigen ganze Teams dafür. Ein inhabergeführtes Modegeschäft oder ein regionaler Lebensmittelhändler kann das nicht. Für sie zählen andere Fragen:

• Arbeiten Kasse, Warenwirtschaft und Onlineshop mit denselben Artikeldaten?
• Lässt sich eine Funktion einzeln ergänzen, statt das ganze System zu tauschen?
• Wer pflegt die Stammdaten, wenn neue Artikel ins Sortiment kommen?
• Was kostet der Betrieb pro Jahr, nicht nur die Anschaffung?
• Was passiert bei einem Ausfall von Netz oder Software am Samstagvormittag?

Oft ist der erste sinnvolle Schritt unspektakulär. Die Artikelstammdaten werden bereinigt, Kasse und Warenwirtschaft werden verbunden, Lieferanten schicken ihre Daten elektronisch. Erst danach lohnen sich automatische Bestellvorschläge oder elektronische Etiketten. Wer einen Onlineshop betreibt, gewinnt doppelt: Ein gemeinsamer Bestand verhindert, dass online Ware verkauft wird, die im Laden längst weg ist.

Was sich für Mitarbeitende ändert

Automatisierung nimmt im Handel vor allem Zählen, Tippen und Etikettieren ab. Das ist keine beliebte Arbeit, und kaum jemand vermisst sie. Die gewonnene Zeit kann in Beratung, Präsentation der Ware und Kundenkontakt fließen. Genau das unterscheidet ein Geschäft vom Onlineshop.

Ob das gelingt, entscheidet das Management. Wird die gewonnene Zeit nur als Einsparung gerechnet, bleiben leere Flächen und lange Wege zum nächsten Ansprechpartner. Wird sie im Verkauf eingesetzt, wird die Technik zum Vorteil für Kunden. Diese Weiche stellt keine Software. Das tun Menschen.